Scaffali, carta e polvere. L'inefficienza parte da qui: da archivi affollati di documenti cartacei densi di informazioni potenzialmente utili al business, ma completamente scollegati dai flussi operativi più vitali. La gestione delle informazioni è uno dei processi critici all’interno delle aziende e dovrebbe essere alimentata da tutti i dati disponibili, per supportare al meglio le capacità decisionali. Per organizzazione i dati in un archivio strutturato e facilmente consultabile è necessario disporre di un bacino informativo interamente digitalizzato: un’operazione laboriosa e costosa per molti, in cui i processi cartacei rivestono ancora un ruolo predominante. Infatti, nonostante l’avvento di Pc, smartphone, tablet e cloud, la profezia della società senza carta non si è ancora avverata. Si stampa sempre di meno e meglio, ma in ogni caso si stampa ancora. La vera sfida, quindi, è quella di integrare tradizione e innovazione, carta e digitale.
In questo contesto, la digitalizzazione dei documenti ha un ruolo sempre più importante all’interno di uffici e Pmi, perché “libera” le informazioni contenute nelle pagine stampate, alimentando i processi di business. La dematerializzazione permette di condividere le informazioni più velocemente, di elaborare risposte in tempo reale, di accedere ai dati da remoto, di ottenere una migliore sicurezza e flussi operativi più efficienti e completamente tracciabili. E ancora, con la dematerializzazione è possibile integrare documenti in processi già digitalizzati, veicolare le informazioni su più canali di comunicazione e, fatto non meno importante, ridurre gli spazi fisici necessari all’archiviazione.
A fronte di questi vantaggi, le aziende sono sempre più consapevoli che la Trasformazione Digitale garantisca una migliore gestione dei dati. Migliorare l'acquisizione, l'indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per efficientare il workflow all'interno di un ufficio. Scansionare i documenti e disporre di una loro immagine in alta qualità sono due capisaldi per tutte le iniziative aziendali di conformità e di efficienza. Tutto ciò si traduce in un’ottimizzazione del flusso di lavoro, grazie anche alla creazione di copie professionali, alla gestione facilitata dei supporti cartacei e all’archiviazione e condivisione digitale delle informazioni su tutta la filiera interna all’organizzazione. Si tratta quindi di processi particolarmente critici, che non richiedono solo strumenti altamente professionali e in grado di supportare pesanti cicli di lavoro, ma anche soluzioni software che consentano di facilitare le attività.
I servizi di scansione e archiviazione Brother offrono la migliore soluzione per la gestione di documenti e archivi elettronici, con proposte personalizzate e di semplice utilizzo. Brother ha deciso di implementare nei suoi dispositivi numerose funzioni e soluzioni software che consentono di gestire l’informazione in maniera chiara, semplice e professionale. Che si opti per un modello all-in-one (con stampante, copiatore e scanner) oppure per uno scanner stand-alone (incentrato sulla scansione con funzionalità avanzate e alta velocità), in ogni caso creare PDF ricercabili, effettuare scansioni in rete, verso servizi cloud o dispositivi mobili è facile e veloce. Inoltre, applicando ai documenti da digitalizzare barcode o QR code creati tramite le stampanti di etichette Brother, è possibile archiviare le informazioni e organizzarle in maniera strutturata, sicura e veloce.
L’ultima tecnologia di archiviazione automatica dei documenti con codice a barre di Brother è Barcode Utility, un software facile da usare e da integrare nel flusso di lavoro, ideale per ottimizzare grandi volumi di scansione. Attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nel documento, Brother Barcode Utility permette di scannerizzare documenti con velocità e precisione, riducendo gli errori di archiviazione e creando un archivio strutturato, semplice da consultare.Il software riconosce il codice a barre e automaticamente processa i documenti nel disco locale, nella cartella di destinazione prescelta.