Per migliorare lo smart working e in generale il lavoro in azienda, Microsoft ha sfoderato una novità: Microsoft Viva, definita dalla società di Redmond come una “piattaforma di employee experience”, che più semplicemente potremmo descrivere come una intranet in cui sono racchiusi strumenti di produttività, comunicazione, formazione e informazione. Questa soluzione, nata sull’onda della “nuova normalità” del lavoro a distanza, si affianca ai servizi ormai consolidati di Microsoft per la collaboration, cioè quelli di Office 365, di SharePoint e di Teams (piattaforma di videoconferenza, messaggistica e pianificazione delle attività che nel 2020 ha vissuto un vero e proprio boom).
Microsoft Viva, non a caso, è stata progettata in modo da potersi integrare con gli strumenti di produttività e collaborazione di Microsoft 365 e Microsoft Teams. "Se c'è una cosa che abbiamo imparato dall'ultimo anno”, ha dichiarato il Ceo dell’azienda, Satya Nadella, “è la necessità di coniugare tecnologia, dati e insight per creare luoghi di lavoro sostenibili e innovativi, capaci di ripristinare il capitale sociale perso con il passaggio ad ambienti di lavoro ibridi. Quando investiamo nelle nostre persone e nell'esperienza dei dipendenti, possiamo avere un impatto diretto sul loro coinvolgimento, sulla loro dedizione, sulla soddisfazione dei clienti e sulla redditività. Quando le persone crescono, il business prospera".
La nuova piattaforma non trascura l’aspetto del benessere dei dipendenti, definito come una delle quattro aree chiave di Microsoft Viva insieme a coinvolgimento, apprendimento e know-how. Nel concreto, la soluzione si compone di diversi moduli, dedicati ciascuno a un tipo di attività: i tre “blocchi” iniziali già disponibili sono Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics e Viva Connections. Il primo è un’area in cui i dipendenti e i dirigenti delle aziende possono visualizzare suggerimenti e approfondimenti personalizzati e azionabili, che possono “contribuire alla crescita delle persone all’interno delle organizzazioni”, spiega Microsoft. “Le esperienze personali e gli insight, visibili solo al dipendente, aiutano le persone a riservare il giusto tempo alle pause, alla concentrazione e all'apprendimento, così come a rafforzare le relazioni con i propri colleghi. I manager e i leader possono vedere i trend a livello di squadra e di organizzazione, così come i suggerimenti per bilanciare meglio la produttività e il benessere”.
Gli approfondimenti sono generati a partire da dati aggregati e anonimizzati, in modo da garantire la privacy. Una dashboard consente, inoltre, alle aziende di combinare il feedback dei dipendenti dalla piattaforma Glint di LinkedIn con i dati sulla collaborazione di Viva Insights: in questo modo si possono identificare con maggiore precisione le difficoltà dei team, modificare proattivamente le regole di lavoro e quindi misurare l'impatto di questi cambiamenti nel tempo. Viva Insights può anche attingere ai dati di strumenti di terze parti come Zoom, Workday e Sap SuccessFactors. Al momento è possibile fruire di tutto questo attraverso l'app Viva Insights integrata dentro Teams e attraverso la nuova dashboard Glint, entrambe in versione preview pubblica.
Il modulo Viva Learning è invece finalizzato a rendere le opportunità di formazione e sviluppo professionale più accessibili nel flusso di lavoro. Questa funzionalità aggrega tutte le risorse di apprendimento disponibili per i dipendenti, compresi i contenuti di LinkedIn Learning, Microsoft Learn, fornitori di terze parti (tra cui Skillsoft, Coursera, Pluralsight ed edX), oltre a contenuti dell’azienda. L'app Viva Learning è ora disponibile in anteprima privata ed è previsto che nei prossimi mesi venga migliorata con alcune integrazioni con piattaforme di e-learning come Cornerstone OnDemand, Saba e Sap SuccessFactors.
Viva Topics, poi, è uno strumento disponibile come add-on per i piani commerciali di Microsoft 365, che permette di entrare in possesso di nuove conoscenze e di trovare, all’interno di un’azienda, le persone più esperte su una certa materia. Questo strumento impiega l'intelligenza artificiale per catalogare i dati dei clienti in Microsoft 365, e inoltre può integrare informazioni provenienti dai servizi di terze parti (come ServiceNow e Salesforce). Viva Topics mostra automaticamente delle schede di argomenti all’interno delle conversazioni e dei documenti di Microsoft 365 e Teams: cliccando su una scheda si apre una pagina contenente documenti correlati al tema, conversazioni, video e contatti.
Microsoft Viva Topics
Il quarto modulo, Viva Connections, è invece un’applicazione che permette ai dipendenti di trovare comunicazioni interne e risorse aziendali (come policy e benefit) e di partecipare a community. Connections sarà disponibile all’interno di Microsoft Teams in forma di applicazione desktop (in anteprima pubblica a partire da marzo) e di applicazione mobile (in arrivo nel corso dell'anno).
“Lo scorso autunno, il numero di utenti attivi ogni giorno su Microsoft Teams è arrivato a 115 milioni, mentre gli utenti Microsoft 365 di tutto il mondo hanno dedicato oltre 30 miliardi di minuti in un solo giorno alla collaborazione”, ha spiegato Luba Manolova, direttore della divisione Microsoft 365 di Microsoft Italia. “Tuttavia, da una nostra recente indagine condotta su un campione di oltre 600 manager e dipendenti di grandi imprese italiane sono emerse la sensazione di essere più isolati e meno in relazione con i colleghi, la difficoltà nel delegare in modo efficace e supportare i team virtuali (61%) e le complessità affrontate nel tentativo di promuovere una forte cultura di squadra in questo scenario di remote working (63%). Grazie a Microsoft Viva intendiamo aiutare le persone a sentirsi più connesse, supportate e a realizzare il proprio potenziale, ma anche a gestire al meglio il proprio tempo – evitando il rischio di burnout – e a trovare più facilmente informazioni utili e percorsi di formazione che possano aumentarne il livello di soddisfazione”. Alcuni partner, tra cui Accenture, PwC e EY, forniranno servizi di consulenza e assistenza per aiutare i clienti a ottimizzare le loro intranet aziendali e a integrarle in Microsoft Viva.