Abbiamo imparato a conoscere lo smart working e il lavoro ibrido ormai abbastanza bene, a quasi due anni e mezzo da quel primo lockdown che costrinse molte aziende (in Italia e nel mondo) a sperimentare per la prima volta nuove modalità organizzative e produttive, rese possibili dalla tecnologia. Da allora molte ricerche, sponsorizzate dai vendor Ict e non, hanno dimostrato un tendenziale gradimento dei dipendenti aziendali per il modello smart e ibrido, ma hanno anche evidenziato potenziali criticità, spazi di miglioramento e anche qualche lamentela.
Ora una nuova ricerca di OpenText (“Information Overload Survey”, condotta da 3Gem nel marzo 2022 e basata su interviste anonime a 27mila consumatori di 12 Paesi) evidenzia che otto lavoratori su dieci si sentono quotidianamente travolti da un’eccessiva quantità di informazioni. Troppe le password da ricordare (come segnalato dal 27% degli intervistati italiani), troppe le applicazioni e le fonti di dati da controllare ogni giorno (25%) e troppo invadenti le comunicazioni che arrivano dai social media (14%).
Tutto questo accade non solo perché i dati proliferano continuamente, ma perché transitano e vengono conservati in luoghi diversi, in “silos”, come si suol dire. Inoltre in molti casi le aziende non hanno ancora adottato le tecnologie ottimali per uno smart working che favorisca, oltre alla produttività, anche il benessere e la qualità della giornata lavorativa.
In Italia, in particolare, solo il 44% dei dipendenti pensa di avere gli strumenti adatti per poter svolgere bene le proprie attività anche da remoto. Specularmente, c’è un 56% che ha ammesso di usare a scopi lavorativi account di servizi cloud e applicazioni personali, come OneDrive, Google Drive, Dropbox e WhatsApp. E questa abitudine, naturalmente, non aiuta a superare il problema della frammentazione delle informazioni. Un buon 60% degli intervistati utilizza quotidianamente sei o più applicazioni per condividere file o dati e il 46% trascorre un’ora al giorno a cercare singoli documenti o dati specifici sulle reti aziendali o su sistemi condivisi.
Come intuibile, il sovraccarico di informazioni sul lavoro genera stress, al punto che un 36% di intervistati italiani afferma di non riuscire mai a “disconnettersi” davvero, separando la giornata lavorativa dal tempo libero così come dovrebbe accadere. E questo specifico problema sembra essersi aggravato in questi due anni e mezzo di post pandemia, perché da un’analoga ricerca di OpenText dell’anno 2020 era emersa una percentuale del 16%. Nello studio del 2022, inoltre, per il 43% degli intervistati italiani il sovraccarico di informazioni ha ripercussioni anche al di fuori del contesto lavorativo, influenzando il benessere fisico e mentale.
“Per le aziende e i loro dipendenti, provare a gestire sia il volume sia la complessità delle informazioni può essere scoraggiante”, ha commentato Antonio Matera, regional vice president sales Italy, Malta, Greece & Cyprus di OpenText. “La quantità di dati a disposizione, strutturati e non, sta aumentando esponenzialmente, ma ci siamo resi conto che le informazioni di per sé non sono la soluzione. La soluzione, invece, arriva smantellando i silos e centralizzando le informazioni. È quando vengono raccolte e gestite in modo fluido che si trasformano: emergono così modelli e trend, si scoprono insight e si prendono decisioni migliori. È questo il vantaggio informativo”.
A detta di Matera, in questo momento le aziende hanno un “urgente bisogno di automatizzare la gestione e la governance delle informazioni, in modo che i contenuti possano essere acquisiti e classificati, le politiche di conservazione applicate automaticamente e i dipendenti possano accedere facilmente a informazioni accurate e aggiornate senza dover effettuare ricerche su applicazioni multiple. Solo seguendo questi passaggi le aziende riusciranno a ridurre la complessità, consentendo ai dipendenti di collaborare facilmente con i propri colleghi, indipendentemente dal dispositivo o dall’applicazione che utilizzano, o da dove e come scelgono di lavorare”.