Per uno specialista di risorse umane, quotidianamente alle prese con documenti di ogni genere, risparmiare carta è un vantaggio economico ed ecologico non da poco. Il percorso di digitalizzazione documentale di Adecco è ora quasi completo, almeno in Italia, grazie a Ricoh e alla sua soluzione per la Firma Elettronica Avanzata. La società di Hr l’ha adottata per rendere “immateriali” e indipendenti dalla carta i contratti di somministrazione che legano Adecco Italia Holding a 20mila aziende clienti.
In precedenza, l’azienda aveva già sviluppato diversi progetti per ridurre l’utilizzo della carta relativamente a fatture, cedolini paga, moduli Cud e altri tipi di documento, mentre i contratti di somministrazione erano ancora gestiti su pagine stampate. “Un percorso di innovazione”, ha spiegato Umberto Corlianò, business partner client di Adecco Italia Holding, “che ha trovato in Ricoh il partner ideale. Con l’azienda avevamo già un ottimo rapporto, in quanto ci ha fornito 300 multifunzione per la produzione documentale nei nostri uffici. Nonostante questo rapporto storico, per il nuovo progetto abbiamo comunque indetto una gara tra diversi fornitori”.
In sede di gara è stato valutato, in particolare, un aspetto: la possibilità di implementare la firma elettronica in modo omogeneo nelle diverse sedi nazionali di Adecco, in vista di future estensioni del progetto al di fuori dall’Italia. Ricoh offriva questa garanzia, oltre a un paio di ulteriori vantaggi. “Oltre alla consulenza tecnica”, ha sottolineato Corlianò, “Ricoh ci ha fornito la consulenza legale, indispensabile per essere conformi a normative sulle quali la legislazione si è espressa solo recentemente. Abbiamo trovato insieme la soluzione più adatta per i nostri processi interni, con la garanzia di conformità alla regolamentazione”.
Adecco ha dunque iniziato a ad attivare la Firma Elettronica Avanzata in tutti i suoi quattromila uffici dello Stivale, sedi in cui lavorano circa 1.600 dipendenti, e con la prospettiva di estendere poi questa innovazione ad altre filiali estere. Su scala globale, la società conta 31mila addetti, distribuiti in cinquemila uffici e in sessanta Paesi.
Che cosa è cambiato, da un punto di vista strettamente operativo? “Il direttore di filiale incontra il cliente che firma una lettera di accettazione dell’incarico”, ha illustrato Corlianò. “Da quel momento in avanti ogni altro contratto è stipulato in forma digitale. Viene attivato il certificato di firma digitale del cliente che verrà poi utilizzato per la firma dei contratti di somministrazione del personale richiesto. Adecco prepara i contratti previsti dall’accordo e li carica in una sezione del proprio sito Web, a cui il cliente accede utilizzando le proprie credenziali. Il cliente visiona i contratti e appone la firma. Il tutto senza spostarsi dalla propria scrivania e anche tramite tablet se è fuori ufficio. Per la firma definitiva su un determinato contratto viene inviato un Pin ‘usa e getta’, che sancisce l’avvenuta approvazione”.
Il contratto viene poi archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva, risultando facilmente consultabile in qualsiasi momento. E non è tutto: oltre all’estensione della Firma Elettronica Avazata per i contratti di somministrazione siglati fuori dall’Italia, Adecco ha anche in programma di applicare questa procedura anche ai contratti con i lavoratori.