Per i grandi progetti serve una tecnologia completa, ma anche semplice da utilizzare e capace di regalare velocità. Markas, azienda a conduzione familiare nata 35 anni fa per operare nel settore dei servizi di pulizia, si è evoluta, nel tempo, per occuparsi di sanificazione nell’aberghiero, di ristorazione, servizi di manutenzione delle struttura e trasporto dei pazienti. Oggi sviluppa 266 milioni di euro di fatturato annuo e dall’Italia le attività si estendono fino in Austria e Germania. Negli anni, la crescita aveva portato Markas ad avere un parco applicativo articolato e frammentato.
“La situazione in cui operava il nostro IT”, racconta Walter Sester, direttore sistemi informativi, organizzazione e innovazione, “era quella di una spaghetti integration: ogni software comunicava con un altro tramite interfacce ad hoc sviluppate direttamente dai partner e veniva effettuata molta attività di data entry manuale. Le nostre esigenze però cambiavano ed era sempre più difficile fare comunicare tutti in modo flessibile”. L’azienda aveva allo stesso tempo la necessità di necessità di adottare nuove piattaforme cloud e on-premise, da un lato, e di consolidare e migliorare i sistemi legacy dall’altro. L’assenza di una console unica che permettesse di verificare lo stato delle integrazioni create complicava le attività.
“Era necessario ogni volta richiedere informazioni a persone diverse, con conseguente spreco di risorse e di tempo”, spiega Sester. “Un’ulteriore complessità era rappresentata dall’avvicendamento del personale, che comportava la possibile perdita di informazioni importanti sugli script dei processi”. Serviva, dunque, una piattaforma in cloud veloce e di semplice utilizzo, che permettesse di organizzare i connettori e i flussi in autonomia, di gestire le Api (interfacce di programmazione applicative) e di fare lavorare simultaneamente più persone.
Con la consulenza di Mind Mercatis, partner esperto nella cloud integration, la scelta è ricaduta su Boomi. E poiché la gestione delle risorse umane in Markas è particolarmente complessa e richiede elevata flessibilità (l’azienda conta più di novemila collaboratori, con un turnover molto elevato), le HR sono state la prima area d’intervento. Terminata la fase pilota, la piattaforma Boomi AtomSphere ha permesso da subito di eseguire integrazioni self-service, agevolando gli utilizzatori con comandi drag-and-drop. La configurazione modulare di questa soluzione ha consentito a Markas di adottare un approccio progressivo, affinando i processi esistenti e creandone di nuovi.
La tecnologia di Boomi è stata usata per integrare una decina di piattaforme differenti e progettare interfacce che hanno reso la soluzione software estensibile. Grazie a un meccanismo di monitoraggio integrato, il troubleshooting di processo è stato reso molto più rapido. Markas oggi utilizza 15 connettori Boomi, dedicati alle HR, al sistema gestionale, Crm, al software di produzione dello stabilimento e a software verticalizzati (sicurezza sul lavoro, attività delle mense). Altri connettori vengono utilizzati per lo scambio di file tra diversi software.
“Tramite Boomi gestiamo molti aspetti della comunicazione aziendale non solo in ambito HR ma anche nel Crm”, sottolinea Rosanna Bampi, project manager di Markas. “Ogni volta che ci troviamo a integrare un nuovo software in azienda ci accorgiamo di quanto sia semplice fare dialogare i sistemi. Più i processi sono complessi e maggiormente evidenti sono i benefici ottenuti”. Markas sta ora valutando l’adozione di ulteriori funzionalità di Boomi per creare dei workflow di processo grafici in modalità “no code”.