Ridurre il più possibile il consumo di carta grazie alla digitalizzazione dei processi di lavoro, per diventare un’azienda più ecologista ma anche più efficiente: è questa una delle trasformazioni intraprese da Unicoop Tirreno, una delle sette cooperative del sistema Coop. Un realtà che trova casa fra Toscana, Lazio e Umbria, articolata su 94 supermercati, e che conta 3.600 dipendenti e 600mila soci. Da anni la società ha avviato una collaborazione con Siav (azienda specializzata in fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione e la gestione documentale), che ha aiutato Unicoop Tirreno a ottimizzare vari processi dell’area amministrativa e della gesti risorse umane: con la piattaforma Archiflow vengono gestiti la fatturazione elettronica, il protocollo interno e i fascicoli dei dipendenti, fra le altre cose.
Nel 2019 è poi partito un nuovo progetto finalizzato a ottimizzare i processi interni anche dal punto di vista organizzativo. Rivisitando tutti i meccanismi organizzativi dell’area amministrativa, la cooperativa ha deciso di utilizzare Archiflow non solo per la parte di automazione dei flussi di invio e ricezione delle fatture, ma anche per i flussi approvativi interni. Adottando il modulo Task on Demand di Archiflow, Unicoop Tirreno ha potuto trasformare il modo in cui gestisce numerosi processi, all’insegna della semplificazione, dell’automazione e della condivisione rapida di informazioni e procedure: il modulo permette di assegnare attività e scadenze, definendo i compiti da svolgere, le persone incaricate, le tempistiche e le tappe del processo. Inoltre consente di collaborare a distanza tramite vari strumenti, assegnando attività e compiti a partire da email, da schede Archiflow o da zero. I dipendenti gestiscono queste azioni in modalità self-service, attraverso un’interfaccia che non richiede competenze tecniche per essere utilizzata.
“Non c’è neanche una fattura sulla mia scrivania”, assicura Fabrizio Pitti, responsabile amministrativo di Unicoop Tirreno. “L’obbligo di legge della fatturazione elettronica, partito nel gennaio 2019, ci ha spinto a utilizzare la nuova modalità per gestire le approvazioni con Archiflow in logica full digital”. L’attivazione del modulo Task on Demand di Siav ha permesso di ottenere maggiore velocità ed efficienza, oltre ad aver preservato la piena operatività dei dipendenti di Unicoop Tirreno durante il lockdown di primavera.