Meeting online causa di stress, Outlook ci aiuta a fare una pausa

Fare una pausa tra una riunione di lavoro e l’altra è salutare, anche se la riunione (come accade sempre più spesso di questi tempi) è solamente virtuale. I meeting in videoconferenza sulle piattaforme di Ucc possono essere stancanti non meno di quelli in presenza, anzi, come evidenziato da uno studio di Microsoft. I ricercatori dello Human Factors Lab dell’azienda di Redmond (il cui lavoro è quello di analizzare le interazioni fra persone e tecnologie) hanno condotto un esperimento in cui 14 volontari hanno partecipato ad alcuni video meeting mentre indossavano una cuffia per encefalogramma. 

Nel primo giorno di esperimento, i partecipanti hanno seguito quattro riunioni in video (incentrate su differenti richieste di lavoro) della durata di mezz’ora, una in coda all'altra senza pause. Il secondo giorno, invece, i meeting sono stati inframmezzati da pause di dieci minuti in cui è stato chiesto ai volontari di rilassarsi con la meditazione, attività uguale per tutti così da eliminare variabili non controllabili dall’esperimento.

Il responso dei sensori per l’Ecg, che hanno rilevato l’attività cerebrale dei partecipanti, è stato chiaro: le pause tra una riunione e l’altra hanno un impatto positivo, sia sul benessere delle persone sia sulla produttività. Come mostra l’immagine qui sotto, le pause (dedicate, in questo caso, alla meditazione) permettono di ridurre il livello di stress, che invece nel primo giorno di esperimento tendeva a crescere soprattutto nella seconda e terza sessione di videoconferenza. Così ha dimostrato la misurazione delle onde beta, che nelle neuroscienze vengono correlate allo stress.  Due ore filate di lavoro senza pause, come nel primo giorno di test, fanno crescere le onde beta senza consentire al cervello di resettare i livelli di stress, e inoltre il passaggio da un meeting all’altro (cioè da una attività lavorativa all’altra) li eleva ulteriormente. Per questo motivo nelle due sessioni centrali la situazione peggiora.

(Fonte: Microsoft)

Ma non è tutto: le pause favoriscono la concentrazione e quindi la produttività. Nel secondo giorno di test, infatti, gli Ecg hanno rilevato nei partecipanti valori ben superiori di asimmetria alfa frontale (un indicatore che corrisponde, sostanzialmente, alla differenza fra l’onda alfa destra e quella sinistra del lobo frontale del cervello), associata fra le altre cose a una maggiore capacità di concentrazione, a uno stato di calma e rilassatezza, ma vigile. Di nuovo, il grafico sottostante evidenzia la macroscopica differenza tra i risultati della prima e della seconda giornata.

Sulla base di questa ricerca Microsoft ha quindi rilasciato un nuovo aggiornamento all’interno della propria piattaforma per il telelavoro, Teams, integrata con la posta elettronica: è ora possibile impostare una regola di Outlook che prevede la programmazione automatica di brevi pause tra due meeting. Possono farlo gli amministratori IT, applicando tale regola a tutti i dipendenti dell’azienda, o possono farlo i singoli utenti in autonomia (qui le istruzioni). In entrambi i casi, è possibile personalizzare la durata delle pause, cinque, dieci o quindici minuti, a seconda delle preferenze oppure della durata della videoconferenza successiva.

Altre novità riguardano l’applicazione Viva Insights, parte della nuova piattaforma di employee experience recentemente presentata da Microsoft. Viva Insights, accessibile all’interno di Teams, permetterà di fare alcune esperienze di “benessere”, con uno strumento per la meditazione, con un altro che invia messaggi di ringraziamento ai colleghi e con una funzione di “virtual commute”, che aiuta a separare l’orario di lavoro dal tempo libero nelle lunghe giornate di smart working.