Gli studi degli avvocati sono l'esempio perfetto di ambiente di lavoro in cui la presenza di carta è ancora abbondante, sebbene la comunicazione viaggi sempre più anche in forma digitale. I documenti cartacei e quelli immateriali non rappresentano però due mondi separati, quanto piuttosto due modalità complementari, entrambe bisognose di essere gestite. Fino a poco tempo fa l’Ordine degli Avvocati di Milano aveva la necessità di migliorare la gestione dei propri documenti e della corrispondenza, attività non poco impegnativa per un ente che è punto di riferimento per circa 18mila professionisti iscritti all'Albo Professionale.
Ricoh è stato scelto come marchio di riferimento per le stampanti e i dispositivi multifunzione, mentre PostaPronta (proposto da Postajet, azienda del gruppo PrtGroup) è stato adottato come servizio di spedizione telematica della corrispondenza. I processi di gestione documentale, invece, hanno beneficiato dell'adozione di dispositivi multifunzione Ricoh che racchiudono in sé stampante, scanner e fotocopiatrice: dotati di pannello tattile (Smart Operation Panel), consentono un'interazione non dissimile da quella di un tablet e possono essere personalizzati con una serie di app.
Fra queste anche l'applicazione PostaPronta, che permette di acquisire tramite scanner i documenti cartacei e di inviare poi i risultanti file digitali verso un Pc; da qui, i file vengono consegnati a PrtGroup, che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza. Si crea dunque un processo che dalla forma cartacea passa a quella digitale e poi ancora a quella cartacea, senza comportare per l'Ordine degli Avvocati né perdite di tempo né complicazioni.
“La soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta”, commenta Carmelo Ferraro, dirigente dell’Ordine, “elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilità di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un’ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non può ovviamente essere trascurato: le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo Https”.
L'ente impiega anche GlobalScan Nx, un servizio di Ricoh poggiato su server, il quale usa un sistema di lettura dei codici a barre per inserire documenti convertiti in digitale dallo scanner all'interno dei software gestionali di un'azienda (o, in questo, caso di un ordine professionale). Questo sistema semplifica l’integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e l’archiviazione degli stessi. “I progetti di innovazione It sono assolutamente necessari permettendo di migliorare il modo di lavorare degli avvocati, dei giudici e delle cancellerie”, sintetizza Ferrero. “La gestione di tali progetti non è mai semplice perché l’innovazione It implica impatti e cambiamenti organizzativi che non possono essere trascurati. La tecnologia da sola non basta, deve essere sempre affiancata da una cultura nuova e da azioni di change management e formazione”.