La stampa, l’acquisizione tramite scanner, la copia e l’invio di documenti non sono semplici operazioni isolate. La produzione e la gestione documentale devono inserirsi nei processi aziendali e fanno parte a pieno diritto del concetto di workspace, che non è solo la somma dei luoghi di lavoro (le sedi dell’azienda e gli “uffici domestici” dei dipendenti in smart working) ma una dimensione fatta di spazi, interazioni e strumenti tecnologici.
“Le soluzioni di stampa e scansione hanno un ruolo chiave nella trasformazione del workplace, che procede in tre direzioni parallele: la ricerca di una maggiore produttività ed efficienza, il potenziamento della sicurezza e la sostenibilità ambientale”, spiega Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia. “Brother, con la proposta Workplace X Brother, è impegnata in prima linea per aiutare le aziende in questa triplice evoluzione sia attraverso la propria offerta di sistemi di stampa e dispositivi multifunzione sia con i propri servizi di gestione documentale”.
Guadagnare produttività ed efficienza
Innanzitutto, le stampanti e i dispositivi multifunzione affidabili e ad alte prestazioni di Brother, integrati con soluzioni di gestione dei workflow, possono favorire risparmi significativi di costi e di tempi, incrementando efficienza e produttività in azienda . Il primo passo è la scelta dei sistemi ideali rispetto alla destinazione d’uso, ai volumi di stampa previsti e al numero di utenti aziendali.
Per ottenere una marcia in più, inoltre, si possono adottare i servizi di stampa gestita di Brother, che spaziano dall’analisi dell’uso effettivo delle stampanti (per identificare le inefficienze) alle revisioni periodiche, dal monitoraggio dei sistemi da remoto alla consegna automatica delle cartucce di toner e inchiostro. In sintesi, si ottengono una maggiore visibilità e un miglior controllo dei costi, una ottimizzazione dei consumi e flussi di lavoro senza interruzioni, anche grazie alla compatibilità delle tecnologie di Brother con molti software in cloud.
Rispondere alle sfide di sicurezza
Accanto all’efficienza e alla produttività, un altro fronte di trasformazione importante per le aziende di ogni dimensione è la sicurezza. Secondo uno studio di Quocirca (condotto nel 2022 su 531 responsabili IT di Stati Uniti, Regno Unito, Francia e Germania), il 61% dei chief information officer fatica a tenere il passo con le sfide e le esigenze di sicurezza di stampa, mentre il 67% è preoccupato dei rischi connessi allo smart working. Il 68% delle aziende del campione ha sperimentato nell’arco di un anno una o più perdite di dati correlate alle attività di stampa.
Brother risponde a queste sfide adottando una sicurezza su tre livelli: rete, periferiche e documenti. I dispositivi includono funzioni come il rilevamento automatico delle intrusioni, l’autenticazione e autorizzazione (tramite PIN o Card per sbloccare un ordine di stampa o per limitare alcune funzioni in base all’utente), l’uso di protocolli di comunicazione protetti (crittografia end-to-end e controllo dell'accesso basato su porta). Per chi avesse bisogno di funzioni ancor più avanzate, anche ai fini della compliance al GDPR, esistono Secure Print Advanced e Secure Print+. La prima è una funzionalità che protegge i documenti ed evita le code di stampa richiedendo l’autenticazione tramite PIN o scheda NFC, Near Field Communication, su qualsiasi stampante collegata in rete (i lettori NFC sono integrati nelle periferiche Brother). Secure Print+, invece, all’autenticazione associa il fatto di poter inviare i documenti di stampa a dispositivi specifici.
Ridurre l’impatto ambientale
Brother ha anche intrapreso il cammino della sostenibilità ambientale, sia la propria sia quella dei clienti. Sul fronte interno, l’azienda è impegnata per ridurre del 65% (rispetto ai valori del 2018) entro il 2030 le proprie emissioni di gas serra in tutta la catena del valore, dalle attività operative ai prodotti.
La filosofia di Brother è quella di sviluppare prodotti efficienti, dotati di funzioni di risparmio energetico, durevoli e che possono essere riparati. In ottica di economia circolare, l’impatto ambientale viene considerato in ogni fase, dalla progettazione dei sistemi al loro utilizzo, fino al riciclo. L’azienda può anche vantare la conformità a diverse normative ambientali, tra cui gli standard ISO 14001:2015 e la direttiva Ecodesign sui prodotti correlati all'energia 2009/125/EC.