Con le stampanti giuste si spicca il volo

Per “mettere le ali” all’efficienza, gli aeroporti di Milano Malpensa e Linate hanno scelto le stampanti di Lexmark. O meglio le ha scelte Gruppo Sea, la società che gestisce i quattro scali (due per passeggeri, due cargo) da cui lo scorso anno sono transitate 28,1 milioni di persone, in partenza o in arrivo, e oltre 512 tonnellate di merci. Numeri che posizionano Gruppo Sea nella rosa delle prime dieci società di gestione aeroportuale in Europa. A descrivere il business di quest’azienda non sono soltanto i numeri del traffico ad alta quota, bensì anche quelli più “terreni” delle attività di stampa e gestione documentale. Circa 2.900 dipendenti fanno uso di servizi di printing, ma si sale a 4.100 utilizzatori considerando anche collaboratori e ospiti, che generano annualmente un volume di 11 milioni di stampe. Particolarmente importanti, anzi critiche, sono le attività di emissione delle stampe di boarding pass e altri documenti di viaggio.

Due anni fa è iniziato un percorso che ha condotto a ridurre il numero di dispositivi impiegati e, allo stesso tempo, a rendere più efficienti e ordinate le operazioni di produzione e gestione dei documenti. Approfittando della scadenza del contratto con il precedente fornitore, Gruppo Sea era alla ricerca di una soluzione economicamente vantaggiosa ma anche più “uniforme” dal punto di vista dell’utilizzo e delle attività di gestione. Il fattore tempo ha ugualmente influito sulla scelta, dato che si volevano evitare interruzioni di servizio.

Incrociando tutti questi requisiti è risultata vincente la proposta presentata da Lexmark e dal suo partner certificato DataVision, con cui la società aeroportuale già aveva lavorato in passato. Il system integrator si è preso cura del collaudo, dell’installazione e della messa in produzione del nuovo parco stampanti, composto da 500 dispositivi monofunzione e multifunzione, sia con output a colori, sia in bianco e nero. Queste machine sono oggi al  servizio delle attività di trasporto passeggeri, cargo e backoffice e generano un volume di circa undicimila stampe all’anno. A beneficio della sicurezza e della produttività viene utilizzata la funzione “scan-to-emai”: il dispositivo autentica l’utente attraverso la lettura del badge, al fine di inviare automaticamente i documenti al suo indirizzo di posta elettronica.

La generale riorganizzazione del parco dispositivi ha permesso di ridurre il numero di stampanti installate, ma anche di ottenere un’unica e personalizzata interfaccia utente.  “Nel giro di sei o sette anni”, ricorda Valerio Faggion della direzione Ict di Sea, “abbiamo dimezzato il numero di stampanti installate in azienda, rivedendo i processi e rendendoli più efficaci ed efficienti. Assieme alla centralizzazione della gestione, questo ha rappresentato per noi un grosso vantaggio rispetto al passato, perché ha consentito procedure più snelle e un generale incremento della produttività”.  

Ottenendo una migliore visibilità sulle risorse, l’azienda ha, inoltre, abbattuto i costi legati ai consumabili e può intervenire in qualsiasi momento per modificare le policy in modo più o meno puntiforme (su singoli utenti o reparti). Il monitoraggio centralizzato dell’infrastruttura consente di capire quanto si stia utilizzando una singola macchina o un gruppo  di dispositivi e con quali costi, ma anche di effettuare previsioni operative e di spesa nel breve e medio termine.