L’automazione dei processi è uno degli ingredienti fondamentali della trasformazione digitale, e questo vale certamente anche per le operazioni della contabilità e della finanza aziendale. Fondata nel 1981, Tecres è un’impresa di Sommacampagna (Verona) che si occupa di studiare e sviluppare biomateriali e dispositivi medici per l’ortopedia, la traumatologia, il consolidamento vertebrale e la neurochirurgia. Nel 2016 la società è stata acquisita dal Gruppo Demetra, una tra le principali realtà mondiali (con presenza diretta in Italia, Germania, Stati Uniti e Cina) nel campo della produzione di resine acriliche per il settore medicale.
“Una delle prime necessità di Tecres era avere accessibilità ai documenti in qualsiasi momento e che fossero accessibili e consultabili”, racconta Luca Farinazzo, responsabile finance, controlling and administration di Tecres. Da questa esigenza è scaturito un progetto teso all’automazione dei processi finanziari, per il quale è stata scelta la tecnologia di Esker.
Basata su cloud, la piattaforma di Esker permette di controllare i dati e i processi del ciclo passivo (gestione delle forniture, gestione dei contratti, acquisti, fatture ai fornitori, gestione delle spese) e del ciclo attivo (gestione degli ordini, gestione dei crediti, invio fatture, pagamenti, allocazione del contante, detrazioni fiscali). La piattaforma include funzionalità di intelligenza artificiale e si integra con l’Erp di Sap.
Tecres ha adottato la tecnologia di Esker per diverse finalità: per automatizzare il processo di fatturazione passiva, per rispondere all’esigenza di una tracciabilità totale dei flussi (dall’origine dell’ordine alla fattura), per essere in grado di mappare i costi effettivi, per poter avere un workflow approvativo automatizzato e per dematerializzare la gestione delle fatture. La suite cloud di Esker si integra perfettamente con l’Erp Sap utilizzato da Tecres. “Il progetto, grazie alla qualità del dato, ci ha permesso di controllare meglio le spese, fare pagamenti con uno scadenziario e ottenere flussi approvativi migliorati”, spiega Farinazzo.
I risultati ottenuti si misurano soprattutto in termini di semplicità e rapidità delle operazioni di finanza e contabilità, ma non solo. La piattaforma di Automatizzazione Fatture Fornitori di Esker si è rivelata un sistema più semplice ed efficiente per gestire il flusso di cassa, generare nuove entrate e raggiungere una crescita a somma positiva. La soluzione Accounts Payable di Esker ha permesso a Tecres di eliminare le attività manuali dalla gestione della fatturazione passiva, grazie al riconoscimento intelligente dei dati, alla gestione touchless e alle funzionalità del workflow elettronico.
“Tecres vede nella collaborazione con Esker l’opportunità di potersi confrontare sul significato di digitalizzare e automatizzare i processi. Per noi significa lavorare in profondità sul dato e mapparlo, assicurando un processo lineare e continuo in tutte le fasi”, prosegue Farinazzo. “Dobbiamo passare da un concetto di centro di costo a centro di profitto. Dico spesso ai collaboratori che grazie all’automatizzazione si passa da un concetto di inserimento a quello di gestione della fattura. La digitalizzazione migliora tutti i dipartimenti con uno sgravio notevole delle attività manuali. Il dato è sicuro e certo: non deve essere ricontrollato”, commenta Farinazzo.
Poter gestire un dato corretto sin dall’inizio del processo evita le differenze di contabilizzazione e le inesattezze che emergono di solito con una gestione manuale del dato. Grazie a questo progetto, Tecres ha ottenuto un’elevata facilità nella lettura del dato, che oggi è sicuro, certo e fruibile per tutti i collaboratori. In sintesi, fin da subito l’azienda può avere fatture esatte e pronte per essere pagate. “La divisione finance”, rimarca Federico Zocchi, Sales Manager di Esker, “deve poter sapere qual è il reale centro di costo dell’azienda, l’area che sostiene i costi per indirizzare la fattura velocemente. In questo modo si riducono anche le tempistiche di registrazione dei documenti. Automatizzare significa avere una visione globale”.
Per Tacres, un ulteriore vantaggio derivante dalla digitalizzazione dei processi è quello di poter realizzare una pianificazione finanziaria strutturata, con la possibilità di analizzare e ottimizzare anche l’attività legata agli acquisti. “Abbiamo imparato ad andare oltre il ‘si è sempre fatto così’ e ci siamo aperti al cambiamento”, sottolinea Farinazzo. “Il progetto realizzato ha posto le basi per future implementazioni, con nuovi moduli aggiuntivi che andranno a creare un vero e proprio ecosistema a livello ‘holding’, in Italia come nelle altre filiali internazionali. Digitalizzare l’azienda significa per noi tenere il passo, crescere e ampliarci, fornendo un supporto sempre migliore alle persone”.