Il settore agricolo italiano è sempre più digitale, e non soltanto per l’utilizzo di sensori, droni e soluzioni agritech che operano sul campo (anzi, sui campi). Anche le attività di gestione documentale diventano digitalizzate, e non soltanto con le tradizionali tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri. L’intelligenza artificiale è un ingrediente del progetto di modernizzazione avviato da Consorzi Agrari d'Italia (CAI), rete con sede legale a Roma, nata sei anni fa per iniziativa di Coldiretti e partecipata da oltre 20mila soci.
Per poter supportare oltre 100mila aziende agricole con mezzi tecnici, consulenza, logistica e accordi di filiera, questa realtà si avvale di circa 600 collaboratori distribuiti su più di 300 agenzie e filiali, che ogni giorno producono una grande quantità (nell'ordine delle migliaia) e varietà di documenti, fatture, bolle, contratti e altri tipi di contenuti testuali.
IL PROGETTO
Consorzi Agrari d'Italia ha deciso di passare dall’analogico al digitale con un progetto teso a migliorare l’efficienza operativa delle attività di gestione documentale, a tagliarne i costi e a valorizzare il patrimonio di informazioni posseduto. Si puntava non solo a creare un archivio digitale, ma a ottenere informazioni strutturate e facilmente accessibili, così da poter ottimizzare e automatizzare le varie attività di raccolta, smistamento, classificazione e archiviazione dei documenti. C’era anche un’esigenza di metodo: non solo informatizzare i processi, ma farlo con il massimo livello di accuratezza e automazione possibile, riducendo al minimo la necessità di interventi manuali.
Il partner tecnologico scelto è Havant (la ex SB Italia), che con la propria piattaforma AI-Docs ha permesso di superare due particolari ostacoli tecnici. In primo luogo, il grande volume di documenti da digitalizzare, che esigeva una soluzione scalabile e funzionante su larga scala. “Il progetto ha preso il via lo scorso anno”, racconta Pablo Pellegrini, direttore della divisione Intelligent process & content automation di Havant, “con l’obiettivo di trasformare il patrimonio documentale cartaceo in formato digitale. La vera sfida è stata realizzare un’infrastruttura scalabile e avanzata, capace di automatizzare la lettura dei codici a barre presenti nei file PDF che ogni giorno le filiali ci inviano, integrando così efficienza e precisione nel processo di gestione documentale”.
La seconda sfida superata riguarda la scarsa leggibilità di una parte dei documenti cartacei e soprattutto dei codici a barre, fatto che rappresenta un ostacolo per i tradizionali scanner. “I lettori di barcode funzionano al meglio solo con immagini perfette”, spiega Luca Rodolfi, direttore della divisione Data & AI di Havant. "Nella realtà, però, ci troviamo quotidianamente a gestire documenti con fogli sgualciti, scanner non calibrati, etichette applicate in modo scorretto o deteriorate. In queste condizioni la lettura automatica dei codici falliva più spesso, rendendo necessario l’intervento manuale per risolvere le anomalie”.
LA SOLUZIONE
Al centro del progetto c’è AI-Docs, piattaforma di digitalizzazione documentale che permette non solo l’estrazione automatica dei dati tramite tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri (Ocr) e lettore di codici a barre, ma anche la classificazione dei documenti, la gestione dei flussi operativi, la generazione di output personalizzati e l’assegnazione automatica di metadati. Questi ultimi sono fondamentali per garantire una conservazione digitale a norma e anche per rendere indicizzati, e quindi più fruibili, i contenuti.
La tecnologia Ocr, che ha raggiunto circa il 90% di accuratezza nella classificazione tramite barcode, è stata solo il primo passo. Per risolvere il problema dei codici a barre sgualciti o corrotti è stato sviluppato e integrato in AI-Docs un modulo di intelligenza artificiale, in grado di leggere direttamente il testo e riconoscere i codici anche in assenza di un barcode valido. Questa funzionalità permette la corretta comprensione e archiviazione dei documenti anche in presenza di anomalie dovute a errori di stampa o di scansione.
“L’AI entra in gioco quando il sistema tradizionale classifica un documento come anomalo”, precisa Rodolfi. “Non cerca di leggere le barre danneggiate, ma sfrutta la lettura del testo sottostante tramite Ocr e applica regole intelligenti per riconoscere i codici validi, restituendo comunque l’informazione corretta e mantenendo alta l’affidabilità del processo”.
I RISULTATI
“Il nostro target dichiarato era il 99% di accuratezza”, racconta Ugo Mattia, responsabile infrastrutture IT di Consorzi Agricoli d’Italia, “perché solo così potevamo garantire processi veramente efficienti su larga scala e soddisfare le crescenti esigenze del mercato. E per larga scala intendiamo veramente un volume importante di materiale: considerando le nostre agenzie oggi coinvolte nel progetto, presenti in 45 province, il numero di documenti scansionati al giorno raggiunge quote nelle migliaia di documenti al giorno. Si tratta di documenti di varia natura: dalle bolle dei fornitori agli atti che riguardano le singole agenzie. Grazie alla partnership con Havant, questa importante attività è stata automatizzata e il personale è stato sgravato di un compito delicato e molto time-consuming”.
Oltre a consentire un facile accesso ai documenti, il nuovo sistema ha consentito di ridurre drasticamente il numero delle anomalie, i problemi legati ai barcode danneggiati e la necessità di interventi manuali. Con l’assegnazione di metadati strutturati, AI-Docs ha reso totalmente automatizzate le attività di classificazione e smistamento dei documenti destinati alla conservazione digitale: questo ha migliorato l’accuratezza e ha sgravato il personale delle agenzie da un lavoro ripetitivo, soggetto a errori e dispendioso in termini di tempo.
Il sistema si distingue per la sua piena scalabilità ed è già “pronto” a sostenere l’espansione futura del business. L’obiettivo per quest’anno è quello di estendere il progetto a tutte le oltre 300 agenzie presenti oggi in Italia.