Non è solo la città della Lanterna, di Fabrizio De André e del suo ammirato acquario: Genova è anche, per certi versi, un’avanguardia tecnologica italiana. Dopo aver avviato un progetto di studio del traffico urbano attraverso la videosorveglianza e l’intelligenza artificiale, ora il Comune di Genova si prepara a trasformare il modo in cui gestisce i propri dati e processi.
Ha scelto di farlo con Appian, azienda sinonimo di integrazione dei dati e automazione dei processi. Quello annunciato è un progetto che permetterà di superare le inefficienze legate a procedure analogiche o a flussi digitali non strutturati, quindi di rendere più efficienti e trasparenti le attività dell’amministrazione, migliorando al contempo i servizi offerti a cittadini e imprese.
L'obiettivo è, quindi, duplice. Da un lato, si punta a efficientare e velocizzare i processi interni dell’Amministrazione Comunale, in un'ottica trasversale tra le diverse Direzioni, e con il vantaggio associato di sgravare il personale dalle attività a scarso valore aggiunto. Dall’altro lato, il Comune vuole modernizzare e razionalizzare le applicazioni software diventate ormai obsolete e troppo costose, per creare un unico sistema di backoffice, moderno, che permetterà di erogare servizi al cittadino più velocemente.
Il progetto, in realtà, è già partito: una prima fase ha riguardato la gestione dell'organizzazione. Sulla tecnologia di data fabric di Appian (che unifica e correla dati provenienti da più fonti) è stata costruita un’applicazione che permette ora una “vista navigabile” dell'ente, in base a Direzioni e servizi. Ora per ogni processo scaturito dalle richieste di un cittadino vengono chiaramente identificati la struttura interna responsabile e le persone di riferimento. Vengono mostrati, inoltre, aggiornamenti in tempo reale.
Tutto ciò ha migliorato l’accesso alle informazioni e la trasparenza sia per gli utenti interni, dipendenti del Comune, sia per i cittadini. Di conseguenza, d’ora in poi sarà possibile analizzare miglioramenti e cambiamenti di micro e macro-strutture, per capire dove intervenire. I dipendenti del Comune, inoltre, ora utilizzano strumenti più lineari e coerenti con le logiche del processo. Per quanto riguarda gli impatti sui servizi ai cittadini, ci si aspetta una riduzione dei tempi di attesa dei servizi (specie per i servizi che implicano procedure autorizzative) e anche dei costi in carico al Comune. “Questo approccio integrato ai processi e ai dati ha già dimostrato di facilitare il change management, accompagnando gli utenti a lavorare con un unico strumento”, ha dichiarato Pasquale Criscuolo, direttore generale e segretario generale del Comune di Genova. “Ciò agevola percorsi di semplificazione e velocizzazione della complessiva azione amministrativa”.
Ora il progetto è entrato nella seconda fase: l’obiettivo è mappare i processi chiave e automatizzare la gestione dei cambiamenti micro-organizzativi. “Riteniamo che la tecnologia messa a disposizione da Appian possa far conseguire ulteriore efficienza all’Ente e di poter affrontare facilmente sia la trasformazione dei processi non ancora digitali sia la rivisitazione di quelli diventati obsoleti e la cui modernizzazione richiede strumenti più adeguati”, ha spiegato Criscuolo. “Le Direzioni oggi gestiscono ancora in autonomia i loro processi e ciò non consente una visione unificata di tutte le attività, richiedendo attività di comunicazione ad hoc continue tra le Direzioni medesime, che potranno quindi essere eliminate".
Non è tutto: accanto all’iniziativa principale, sono in corso due progetti verticali che riguardano il sistema informatico delle scuole e quello della gestione ambientale. Entrambi i sistemi IT sono obsoleti e ancora isolati dagli altri processi dell’amministrazione comunale. Le scuole di Genova sono già state “digitalizzate” con servizi come il fascicolo del cittadino e, al suo interno, quello chiamato “io-genitore”. Il sistema IT verrà però progettato per garantire maggiore flessibilità, accorciare i tempi di lavorazione e ridurre l'impegno del personale di backoffice.
Per quanto riguarda il settore ambiente, si punta a snellire tutte le procedure di autorizzazione, oggi ancora vengono svolte principalmente via PEC, con inoltro di modulistica ed elaborazioni manuali. Si dovrà ottenere un processo digitalizzato che coordini tutte le attività, in base a tempi e urgenze, con tracciabilità continua.
Accanto a tutto questo, il Comune adotterà tecnologie di intelligenza artificiale per automatizzare verifiche, controlli, proposte, soluzioni o documentazione, ancora una volta con l’obiettivo di velocizzare i tempi e di liberare il personale da queste attività. Una più efficiente gestione delle pratiche permetterà anche di accelerare l'incasso di entrate.
“Siamo entusiasti di supportare il Comune di Genova in questo ambizioso percorso di trasformazione digitale”, ha commentato Silvia Speranza, regional vice president di Appian per l’Italia e la Grecia. “La nostra piattaforma, con le sue capacità di automazione end-to end e il data fabric, sta permettendo all'amministrazione di modernizzare i processi chiave, migliorare la trasparenza e offrire servizi più efficienti ai cittadini. Questo progetto è un esempio lampante di come l'innovazione tecnologica possa contribuire a costruire una pubblica amministrazione più agile e reattiva”.
“L’accordo con Appian rappresenta un importante passaggio nella strategia di transizione digitale del Comune di Genova”, ha rimarcato l’assessora Rita Bruzzone. “Come assessorato a Informatica, Transizione Digitale e Personale abbiamo il compito di costruire un’infrastruttura tecnologica solida, sicura e realmente trasversale, capace di superare la frammentazione dei sistemi e di accompagnare le Direzioni verso un modello di amministrazione pienamente digitale. Stiamo lavorando per trasformare processi ancora legati alla carta o a soluzioni isolate in flussi digitali integrati e trasversali, basati su dati affidabili e condivisi, così da rendere più semplice il lavoro interno e più rapida la risposta verso cittadini e imprese”.