Più di un secolo di storia, vissuta all’insegna dell’arredamento e del design: fondata nel 1923 in Friuli Venezia Giulia come piccolo laboratorio artigiano per la produzione di sedie, oggi Calligaris è un’azienda simbolo del made in Italy, che conta più di 700 dipendenti, quattro siti produttivi e due filiali. Con la crescita delle attività, e considerando anche il contesto di un mercato sempre più frammentato e in rapida evoluzione, i processi di comunicazione con i fornitori erano diventati problematici.
Le operazioni manuali, le comunicazioni troppo lente e le imprecisioni nelle informazioni scambiate con i fornitori si traducevano, infatti, in ritardi e incertezze nella gestione nelle consegne. Calligaris aveva l’esigenza di migliorare le relazioni con i fornitori, potendo contare su dati certi, disponibili in tempi rapidi, e su un processo di acquisto digitalizzato.
Diversi gli obiettivi da raggiungere: ridurre le inefficienze, trovare supporto nell'operatività del processo d’acquisto e anche (con una visione più lungimirante) gestire i fornitori in modo strategico. Serviva uno strumento di collaborazione nuovo, ma aderente alle procedure già esistenti in azienda.
“Per Calligaris la priorità era chiara: ridurre le inefficienze che rallentavano il lavoro quotidiano e dotarsi di un supporto concreto nella gestione operativa degli acquisti”, racconta Federico Spina, procurement manager dell’azienda friulana. “Al tempo stesso, diventava indispensabile valorizzare il rapporto con i fornitori, trasformandolo in una leva strategica, e introdurre uno strumento di collaborazione capace di integrarsi in modo naturale con le procedure già consolidate in azienda”.
La soluzione
Iungo, una piattaforma modulare per la digitalizzazione della supply chain, è stata la scelta di Calligaris. I diversi blocchi della piattaforma, infatti, soddisfavano altrettante esigenze del cliente: il modulo “Acquisti” e le “Prebolle” aiutano a lavorare in modo più efficiente, con tracciamento degli ordini, visibilità in tempo reale; il servizio IUNGOmail permette comunicazioni rapide tra l’azienda e i fornitori; lo strumento “Processo di Qualifica” consente di qualificare, monitorare e selezionare i fornitori in maniera strutturata; i moduli “Gestione Documentazione”, “Dichiarazioni di Origine Merce” e “Gestione delle non Conformità” assicurano tracciabilità e compliance.
Il progetto di adozione, durato cinque mesi, è cominciato dall’onboarding con un “utente chiave” interno, nella fattispecie project manager di Iungo, che formato i colleghi. La semplicità di utilizzo della soluzione ha fatto sì che non ci fossero resistente interne e anche la maggior parte dei fornitori (specie quelli meno strutturati) ha ben accolto il nuovo strumento di collaborazione. Un punto di forza di Iungo è la possibilità di integrazione con l’Erp in uso, nel caso di Calligaris il software di JDEdwards.
“Iungo è una piattaforma su misura, intuitiva e semplice, che garantisce puntualità negli invii e nei benchmark, sintesi immediata dei dati e completezza dei moduli per una collaborazione a 360° con i fornitori”, descrive Spina. “Completamente integrabile con Erp e sistemi aziendali, offre flessibilità e portata universale grazie a Iungomail, raggiungendo ogni fornitore senza costi aggiuntivi”.
(Immagine: Calligaris)
I risultati del progetto
L’adozione ha permesso a Calligaris di compiere un salto di qualità nella gestione della filiera: la puntualità dei fornitori è migliorata, ogni interazione viene tracciata e, grazie allo storico sempre disponibile, gli utenti hanno accesso a informazioni corrette e affidabili. Per gli spedizionieri i tempi di gestione si sono ridotti, mentre l’ufficio acquisti può ora concentrarsi sulle eccezioni e su attività a maggior valore aggiunto.
Anche la logistica è migliorata, con attività più snelle: le prebolle hanno velocizzato l’ingresso merce e il repository unificato ha reso più efficace la gestione delle non conformità. Il modulo “Processo di Qualifica”, inoltre, mantiene aggiornato l’albo fornitori (e velocizza, quindi, le gare) mentre la mappatura e la precisione nei dati sull’origine della merce generano efficienza e risparmi nell’export. A chiudere il cerchio, i KPI di Iungo aiutano a monitorare le performance di questi processi in modo chiaro e immediato.
Nel complesso, l’adozione di Iungo ha migliorato ha semplificato il lavoro quotidiano in Calligaris (dall’ufficio acquisti, alle spedizioni, alla logistica) ma ha anche rafforzato la capacità dell’azienda di scegliere i propri fornitori, grazie a gare più veloci e a strumenti per il vendor rating. Non è tutto: il modulo processo di qualifica di Iungo permette, volendo, di integrare i criteri Esg. Questo sarà utile a Calligarsi per raggiungere i proprio obiettivi di sostenibilità attraverso una migliore trasparenza e un migliore controllo sulla supply chain.