Ogni manager racconta la supply chain è spesso raccontata come un ecosistema sempre più connesso, trasparente e automatizzato. La realtà operativa delle imprese italiane, tuttavia, restituisce un quadro meno idilliaco e più problematico. Secondo una ricerca di IUNGO che ha coinvolto circa 350 aziende, la gestione delle dichiarazioni di conformità di materiali e componenti rappresenta ancora oggi uno dei principali punti critici lungo la filiera.
L’indagine “Raccolta e gestione delle dichiarazioni di conformità materiali e componenti” evidenzia come, nonostante la crescente pressione normativa e l’attenzione alla sostenibilità, molte organizzazioni non abbiano ancora sviluppato un approccio realmente strutturato, creando un buco nero “mangiatempo”. Il dato più significativo riguarda proprio questo aspetto: il 64% delle aziende gestisce le dichiarazioni di conformità con modalità poco strutturate, affidandosi a strumenti eterogenei come e-mail, fogli Excel o archivi non centralizzati.
La mancanza di processi strutturati si riflette direttamente nella percezione del rischio. Le aziende coinvolte nello studio stimano infatti un livello medio di esposizione pari a 2,8 su una scala da 1 a 5, un valore che evidenzia come l’assenza di strumenti dedicati aumenti la vulnerabilità a errori, ritardi e criticità nella gestione documentale. Questa fragilità emerge con particolare evidenza nei momenti di audit o verifica, quando la capacità di dimostrare rapidamente la compliance diventa essenziale. In assenza di sistemi centralizzati, il recupero delle informazioni si trasforma in un’attività complessa, spesso manuale e soggetta a inefficienze.
Tempo, inefficienza e frammentazione: il costo nascosto della non digitalizzazione
Uno degli aspetti più rilevanti emersi dalla ricerca riguarda il tempo dedicato alla gestione delle dichiarazioni. Il 53% delle aziende impiega 3 o più giorni al mese per raccogliere e aggiornare la documentazione proveniente dai fornitori.
La difficoltà nel reperire le informazioni è confermata anche dalla percezione degli operatori: il livello di complessità nel risalire alle dichiarazioni di un componente acquistato è valutato 2,4 su una scala da 1 a 5. Si tratta di un indicatore che riflette la frammentazione dei sistemi e la mancanza di integrazione tra le diverse fonti informative. Più i processi sono manuali e distribuiti, più aumenta il rischio di errori e ritardi. Ma soprattutto, cresce il costo nascosto in termini di tempo e risorse, che sottrae valore alle attività a maggiore impatto strategico.
Le attività più critiche: fornitori, documenti e scadenze
Entrando nel dettaglio delle operazioni quotidiane, la ricerca mette in luce le aree di maggiore complessità nella gestione delle dichiarazioni di conformità. Il 71% delle aziende indica nel sollecito dei fornitori una delle attività più onerose, segno di una collaborazione ancora poco strutturata lungo la filiera.
A questo si aggiunge il tema dell’aggiornamento degli archivi documentali, indicato dal 78% delle imprese, e quello del monitoraggio delle scadenze, gestito manualmente dal 75% degli intervistati. Tre dimensioni che evidenziano un problema comune: l’assenza di strumenti digitali integrati in grado di automatizzare e orchestrare i processi.
La complessità operativa è ulteriormente amplificata dalla necessità di seguire l’evoluzione normativa. Il 43% delle aziende dichiara infatti di avere difficoltà nel gestire gli aggiornamenti regolatori, un dato particolarmente rilevante in un contesto europeo sempre più orientato alla trasparenza e alla sostenibilità.
Una filiera ancora disomogenea
L’indagine evidenzia anche una significativa eterogeneità nella gestione dei materiali acquistati. Solo il 7% delle aziende dichiara di approvvigionarsi di materiali non soggetti a dichiarazioni di conformità, mentre appena il 18% segnala la presenza di dichiarazioni non ancora gestite ma che dovranno essere raccolte e monitorate in futuro.
Come sottolinea Micaela Valent, COO Area Solutions di IUNGO, la gestione delle dichiarazioni di conformità non può più essere considerata un mero adempimento burocratico, ma deve essere interpretata come un elemento strategico per la competitività aziendale.
La digitalizzazione e l’adozione di strumenti centralizzati consentono di trasformare gli obblighi normativi in vantaggi concreti, migliorando l’efficienza operativa, la trasparenza e la collaborazione con i fornitori. Le aziende che sapranno evolvere verso una compliance proattiva potranno non solo ridurre i rischi, ma anche rafforzare la propria posizione competitiva.
