Archiva Group nasce per custodire dati e documenti preziosi per i propri clienti. In 25 anni di presenza sul mercato, tale obiettivo è rimasto nel DNA di un gruppo che nel tempo, però, è cresciuto molto e ha ampliato il proprio spettro di azione, dalla gestione documentale ad altre tecnologie che regolano processi aziendali come la fatturazione e la compliance. Recentemente tramite Progressio Investimenti IV, il fondo di private equity che controlla Archiva, è stata acquisita Mitric, una software house che ha sviluppato un’offerta di app dedicate a processi “core”, come controllo qualità, gestione della logistica, qualifica dei fornitori e gestione della supply chain. A questa acquisizione è seguita quella di DDM Technology, società padovana che propone una soluzione di gestione documentale integrata nell’ambiente Sap.
“Stiamo vivendo anni di grande crescita ma ci tengo a fare chiarezza su un concetto”, esordisce Loris Marchiori, corporate communication director di Archiva Group. “C’è una differenza tra digital transformation e digital transition. Trasformazione è quando l’azienda decide di cambiare il proprio modello di business attraverso il digitale, mentre percorrere la transizione digitale significa cambiare modalità operative e sfruttare le tecnologie per ottenere un vantaggio competitivo o per adeguarsi a fattori esogeni, come nuove leggi e regolamenti. Archiva affianca i propri clienti prevalentemente in quest’ultimo processo”.
Tra i cambiamenti normativi di maggiore impatto sulle aziende, l’obbligo di fatturazione elettronica è particolarmente significativo, considerato che il nostro Paese ne è stato (insieme al Portogallo) tra i principali promotori. Altra tematica “esogena”, spiega Marchiori, è la creazione di uno spazio unico doganale, dove poter gestire il flusso informativo e informatico dell’import-export. “Su questo tema ci siamo posizionati con soluzioni di automazione per interagire con l’agenzia delle dogane”, racconta. Un terzo “fattore esogeno” a cui le aziende devono adeguarsi è l’evoluzione tecnologica: anche in questo caso Archiva si propone come alleato che aiuta a recepire concretamente il cambiamento.
Un approccio pragmatico all’innovazione
Con la propria suite di applicazioni per la gestione dei processi, la collaborazione e l’archiviazione digitale, Requiro, Archiva supporta diversi dipartimenti aziendali, come quello amministrativo-finanziario, l’area acquisti e gestione dei fornitori, le vendite, le risorse umane e anche le attività legal e la compliance. Può trattarsi di processi estesi, complessi e internazionali, ma il target non è necessariamente la grande azienda. “Lavoriamo nei processi di supporto, che in una media azienda farmaceutica, per fare un esempio, possono essere molto più numerosi rispetto a quelli di una grande società commerciale”, fa notare Marchiori. Archiva promuove un approccio pragmatico all’innovazione tecnologica, e l’ambito dell’intelligenza artificiale non fa eccezione.
Loris Marchiori, corporate communication director di Archiva Group
Le nuove abilità e integrazioni di Requiro
Il prodotto storico di Archiva è Requiro, una suite di applicazioni per la gestione dei processi, la collaborazione e l’archiviazione digitale. Recentemente in Requiro sono state integrate tecnologie di machine learning e Large Language Model per poter trattare dati di vario tipo (strutturati, semistrutturati, non strutturati) e per automatizzare attività come il controllo di documenti di trasporto e fatture. L’AI può anche combinarsi con l’automazione robotica di processo, che da sempre fa parte della piattaforma di Archiva. “In un contesto di innovazione velocissima, abbiamo scelto di non sviluppare prodotti di AI front-end, ma di usare questa tecnologia per aiutare i clienti a mettere a frutto i propri dati”, spiega Marchiori. “Le aziende non sfruttano il 70% del proprio patrimonio informativo. L’AI aiuta a far leva sui dati, ne accelera la fruibilità”.
Le due recenti acquisizioni di Mitric e DDM hanno permesso di ampliare e integrare l’esistente offerta di Archiva, potenziando le aree della gestione documentale, dell’automazione di processo, dell’Audit & Quality Management. Mitric ha portato in dote Checker, una piattaforma software per la gestione degli audit e il controllo qualità di prodotto e di processo. I settori di destinazione spaziano dal retail, alla grande distribuzione organizzata, all’industria, all’edilizia. Erogato via cloud, il software è utilizzabile anche in modalità offline e quindi in luoghi dove non è presente connettività. Inoltre è multi-tenant e personalizzabile, caratteristiche che strizzano l’occhio soprattutto alle medie e grandi imprese. Checker si integra con Requiro, dialogando con moduli come Requiro MyDocs, Requiro Drive e Requiro PEC+: in questo modo, la attività di gestione documentale, la collaborazione e la tracciabilità delle attività vengono estese ai processi di auditing e controllo qualità.
L’acquisizione di DDM ha potenziato, invece, l’area della gestione documentale per le aziende clienti di SAP. Nell’offerta di Archiva è entrata DDM for Sap Applications, una suite di soluzioni nativamente integrate in SAP Erp e SAP S/4HANA. Con questa offerta, declinata anche su applicazione mobile, è possibile gestire documenti e archiviare il ciclo attivo e passivo direttamente in SAP. Sono incluse funzionalità di fatturazione elettronica, integrazione di workflow approvativi e firme elettroniche, Finance Automation (per la riconciliazione automatica e la contabilizzazione delle fatture). La tecnologia di DDM dialoga direttamente con i servizi di conservazione documentale a norma di Archiva Group, e in particolare con i moduli Requiro Exchange, Requiro Control e Requiro Sign. L’integrazione diretta tra DDM for Sap Applications e Requiro potenzia l’automazione dei processi aziendali, la gestione documentale e la compliance.